Manual - Dapsa

¿Qué es el Sistema SIGEP?

Es un sistema web que permite a la Dirección de Asuntos Profesorales del Núcleo Aragua gestionar y dar seguimiento al personal docente de la Universidad de Carabobo, de forma centralizada, digital y en tiempo real.

Personal Docente

Registro maestro de docentes con ficha personal, carga familiar, títulos y documentos asociados.

Expediente Laboral

Ficha integral del docente: datos laborales, carga académica, proyectos, estudios, cargos gerenciales e historial salarial.

Dashboard y Alertas

Panel principal con métricas, 6 tipos de alertas automáticas y gráficos estadísticos interactivos.

¿Qué puedo hacer con el Sistema SIGEP?

Dashboard SIGEP

Pantalla de inicio con el estado general del sistema:

14 tarjetas de métricas: total y activos docentes, contratos vigentes, género, escuelas con docentes, trámites pendientes y del mes, novedades activas, reposos activos, jubilaciones del año, preparadores, etc.
6 tipos de alertas automáticas con nivel de severidad.
15 gráficos (Chart.js) agrupados en Docentes, Trámites, Preparadores, Jubilados y Novedades.
Botón de refrescar, indicador de última actualización y estado de las tareas programadas.

Docentes

Registro maestro del personal docente:

Listado con búsqueda por nombre o cédula, filtro por escuela y paginación.
Botón «Nuevo Docente» con ficha en pestañas: Datos Personales, Carga Familiar, Títulos y Documentos.
La edad de los familiares se calcula automáticamente al elegir la fecha de nacimiento.
El nivel máximo de estudio se actualiza automáticamente al registrar títulos.

Expediente Laboral

Ficha integral del docente en 7 pestañas:

Datos Laborales: ingreso, dedicación, categoría, tipo de personal, estado de actividad y escalafón.
Carga Académica: asignaturas que dicta el docente por período lectivo.
Proyectos: investigación, extensión o gestión.
Estudios: postgrado o formación que cursa actualmente.
Cargos Gerenciales: historial de cargos directivos.
Salarial: historial de sueldos, nómina y beneficios.
Historial: registro de todos los cambios del expediente.

Trámites

Gestión de solicitudes del personal docente con 3 vistas: Solicitudes, Seguimiento y Documentos.

Categorías de trámites: contrataciones, ascensos, dedicación, jubilaciones, rescisiones, exclusiones, beneficios, permisos y renuncias.
Cada tipo indica si requiere Consejo de Escuela, Comisión Delegada o Recursos Humanos.
Estatus con registro de fechas: solicitud, último cambio y estado final.
Botón «Nuevo Trámite» con formulario completo y búsqueda de docente.

Novedades y Permisos

Control de incidencias del personal con 4 vistas: Novedades Activas, Registro, Saldo Vacacional e Historial.

Reposos: Reposo Médico (Art. 73 LOSSS), Maternidad (Art. 335 LOTTT) y Paternidad (Art. 339 LOTTT).
Permisos: por duelo y matrimonio (Art. 420 LOTTT) y permiso contrato CCT.
Licencias: comisión de servicio y beca académica.
Año sabático y ausencias con base legal y estatus (pendiente, aprobado, etc.).

Preparadores

Gestión de los preparadores de las escuelas del Núcleo:

Ficha completa con 13 campos: datos personales, escuela, departamento, tipo de preparaduría, tutor, período y estado activo, entre otros.
Filtros por búsqueda, escuela y tipo.
Botón «Nuevo Preparador» para registro rápido desde la lista.

Jubilados

Registro y seguimiento de las jubilaciones:

Ficha con tipo de jubilación, fecha de jubilación, estatus (jubilado, pospuesto) y condición de fallecido.
Cálculo de fecha estimada de jubilación según edad y años de servicio.
Alertas de jubilación próxima y pospuesta en el dashboard.
Filtros por búsqueda, tipo de jubilación y fallecido.

Reportes y Estadísticas

Centro de reportes con 6 pestañas:

Estadísticas: estadísticas anuales recalculables por año y escuela.
Ficha Individual: ficha laboral del docente en PDF.
Personal: listado filtrable por facultad, escuela, departamento y estado de actividad.
Jubilación: reporte según el tipo seleccionado.
Hijos: listado de hijos de docentes activos para beneficios socioeconómicos.
Uniformes: docentes activos con tallas de camisa, pantalón y zapatos.

Archivo Unificado

Módulo unificado de archivo y expediente digital con 5 vistas: Activos, Todos, Historial, Seguimiento y Documentos.

Registros con origen Trámite o Novedad y su categoría.
Cada registro con estatus de archivo y documentos adjuntos.
Vista de seguimiento de registros y documentos en trámite.
Botón «Nuevo Trámite / Novedad» según el origen.

Alertas Automáticas del Dashboard

El sistema genera alertas automáticas sobre situaciones que requieren atención, ordenadas por nivel de severidad (crítica, alta y media). Cada alerta puede descartarse por 24 horas.

Contratos por vencer

Contratos que vencen dentro del período configurado (por defecto 60 días). Severidad: alta

Jubilación próxima o pospuesta

Docentes cuya fecha estimada de jubilación se acerca (por defecto 180 días) o cuya jubilación pospuesta está próxima. Severidad: media

Trámites sin movimiento

Trámites sin cambios en más de 15 días y que aún no están en estado final. Severidad: media

Reposos próximos a vencer

Reposos aprobados que finalizan dentro de los próximos 15 días. Severidad: crítica

Ascensos atrasados

Docentes cuya fecha estimada de ascenso ya venció; la severidad aumenta con el tiempo de retraso. Severidad: crítica

Año sabático por vencer

Años sabáticos aprobados que finalizan dentro de los próximos 60 días, respetando el mínimo de años entre sabáticos configurado. Severidad: media

¿Quiénes pueden usar el sistema?

Administrador

Acceso total al sistema: docentes, expedientes, trámites, novedades, preparadores, jubilados, archivo, reportes, catálogos y configuración de parámetros.

Operador SIGEP

Personal de la Dirección de Asuntos Profesorales: gestiona el día a día del personal docente (docentes, expediente, trámites, novedades, preparadores, jubilados y archivo).

En el listado de usuarios del sistema se muestra una columna «Rol SIGEP» con una insignia que indica si el usuario es Operador SIGEP. Solo los usuarios con el rol correspondiente pueden ingresar a los módulos del sistema. Cada operación registra automáticamente el usuario y la fecha.

Recorrido por el Menú del Sistema

El menú principal del sistema organiza las siguientes secciones (según el rol del usuario):

Trámites y Novedades

El sistema organiza los trámites y novedades del personal docente en categorías, cada una con sus tipos específicos:

Categorías de Trámites

Contrataciones: contratación a tiempo determinado y renovación por credenciales.
Ascensos: por antigüedad y por méritos.
Dedicación: cambio de dedicación docente.
Jubilaciones: solicitud formal del beneficio.
Rescisiones: terminación anticipada del contrato.
Exclusiones: por renuncia, ausencia injustificada o permiso no remunerado.
Beneficios: año sabático, beca sueldo y plan conjunto.
Permisos: remunerado, no remunerado, descarga de componente docente y reintegro.
Renuncias: renuncia del personal ordinario.

Categorías de Novedades

Reposos: Reposo Médico (Art. 73 LOSSS, hasta 180 días), Maternidad (Art. 335 LOTTT) y Paternidad (Art. 339 LOTTT).
Permisos: por duelo, matrimonio (Art. 420 LOTTT) y permiso contrato CCT.
Licencias: comisión de servicio y beca académica.
Sábático: año sabático según normativa.
Otros: ausencia injustificada.

Cada tipo de novedad define el saldo en días y el estado de actividad asociado (En Reposo, En Permiso, etc.), lo que alimenta automáticamente las alertas del dashboard.

Catálogos del Sistema

La sección Catálogos permite gestionar las listas de datos maestros del sistema. Cada catálogo ofrece agregar, editar y desactivar registros:

Facultades Escuelas Departamentos Asignaturas Períodos Lectivos Géneros Estados Civiles Tipos de Sangre Habilidades Motrices Niveles de Estudio Categorías Docentes Dedicaciones Docentes Tipos de Personal Estados de Actividad Métodos de Cálculo Bancos Tipos de Novedad Orígenes de Novedad Estatus de Novedad Estatus de Trámite Tipos de Dato Tipos de Proyecto Roles en Proyecto Cargos Gerenciales Tipos de Preparaduría Tipos de Jubilación Tipos de Beca Tabulador Salarial Tipos de Cuenta Bancaria Parentescos Tipos de Documento Tipos de Trámite Tipos de Registro (Archivo) Estatus de Archivo

Parámetros del Sistema

La sección Parámetros concentra la configuración que condiciona el comportamiento del sistema, agrupada por áreas:

Jubilación

Edad de jubilación (hombres y mujeres).
Años mínimos de servicio.
Porcentaje base de la pensión (80 %).
Días de alerta de jubilación (180).

Contratos y Sabáticos

Días de alerta de contratos por vencer (60).
Años mínimos entre sabáticos (5).
Días de alerta de reposos (15) y sabáticos (60).

Carga Académica

Máximo de horas semanales por dedicación:
Exclusiva (40), Tiempo Completo (40).
Medio Tiempo (20), Convencional (12).

Institución

Nombre y siglas de la institución.
Logo institucional para reportes.
Correo de notificaciones automáticas.

Flujo Completo del Sistema

1

Registrar docente
con su ficha personal, familiares, títulos y documentos

2

Completar expediente
laboral: carga académica, proyectos, estudios y salarial

3

Registrar trámite
o novedad del docente con su tipo, fechas y documentos

4

Seguimiento
de estatus y documentos hasta el estado final

5

Alertas automáticas
contratos, jubilaciones, trámites, reposos y ascensos

6

Reportes
estadísticas, personal, hijos, uniformes y ficha PDF

Cada registro, cambio de estatus y actualización guarda automáticamente la fecha, hora y usuario que realizó la acción. Todo el historial queda almacenado y visible en cada expediente, y los valores del dashboard se actualizan en intervalos de 5 minutos.

Pantallas y Módulos del Sistema

Estas son las pantallas principales del sistema, cada una con un propósito específico:

Módulo	Descripción
Dashboard	Panel de control con métricas, alertas automáticas y 15 gráficos estadísticos agrupados por tema.
Docentes	Registro maestro del personal docente con ficha en pestañas: datos personales, carga familiar, títulos y documentos.
Expediente Laboral	Ficha laboral integral por docente: datos laborales, carga académica, proyectos, estudios, cargos gerenciales, salarial e historial.
Trámites	Solicitudes del personal con vistas de solicitudes, seguimiento y documentos, organizadas por categorías (contrataciones, ascensos, beneficios, etc.).
Novedades y Permisos	Control de reposos, permisos, licencias y vacaciones con saldo vacacional, registro e historial.
Preparadores	Ficha completa de preparadores con filtros por escuela y tipo de preparaduría.
Jubilados	Registro y seguimiento de jubilaciones con tipo, fecha, estatus y condición de fallecido.
Reportes / Estadísticas	Estadísticas anuales, ficha individual, personal, jubilación, hijos y uniformes; con exportación a PDF.
Archivo Unificado	Registros de trámites y novedades en un solo lugar, con seguimiento, historial y documentos.
Catálogos	Gestión de las listas maestras del sistema: facultades, escuelas, asignaturas, tipos de trámite, etc.
Parámetros	Configuración de reglas de jubilación, alertas de contratos y sabáticos, máximo de carga académica e institución.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo empiezo a usar el sistema?

El administrador crea tu usuario y te asigna el rol Operador SIGEP (o Administrador).

Inicia sesión, ingresa a la sección Dashboard para ver el estado general y recorre el menú para gestionar docentes, expedientes, trámites y novedades.

¿Qué alertas genera el dashboard?

El sistema genera 6 tipos de alertas automáticas: contratos por vencer, jubilación próxima o pospuesta, trámites sin movimiento, reposos próximos a vencer, ascensos atrasados y año sabático por vencer. Cada una muestra el docente, la fecha y la severidad, y puede descartarse por 24 horas.

¿Cómo registro un nuevo docente?

Ve a Docentes y pulsa el botón «Nuevo Docente». Completa la ficha por pestañas: Datos Personales, Carga Familiar, Títulos y Documentos, y guarda. La edad de los familiares y el nivel máximo de estudio se calculan automáticamente.

¿Qué contiene el expediente laboral?

El expediente laboral integra 7 pestañas: datos laborales, carga académica, proyectos, estudios, cargos gerenciales, historial salarial e historial de cambios del expediente. Se accede desde Expediente, seleccionando el docente.

¿Qué tipos de trámites puedo registrar?

El sistema gestiona trámites por categorías: contrataciones, ascensos, cambio de dedicación, jubilaciones, rescisiones, exclusiones, beneficios (año sabático, beca sueldo, plan conjunto), permisos y renuncias. Cada tipo indica si requiere Consejo de Escuela, Comisión Delegada o Recursos Humanos.

¿Qué tipos de novedades existen?

Las novedades cubren reposos (Reposo Médico Art. 73 LOSSS, Maternidad Art. 335 LOTTT, Paternidad Art. 339 LOTTT), permisos (duelo, matrimonio, contrato CCT), licencias (comisión de servicio, beca), año sabático y ausencias.

¿Cómo funciona el Módulo Unificado de Archivo?

Archivo reúne en una sola vista los registros de trámites y novedades, indicando su origen y categoría. Permite el seguimiento de registros vigentes, el historial y la gestión de documentos asociados, con sus estatus de archivo.

¿Qué parámetros se configuran en el sistema?

En Parámetros se configuran las reglas de jubilación (edad, años de servicio, porcentaje de pensión), las alertas de contratos y sabáticos, los máximos de carga académica por dedicación y los datos de la institución (nombre, siglas, logo, correo de notificaciones).

¿Cómo genero reportes y estadísticas?

En Reportes / Estadísticas dispone de 6 pestañas: estadísticas anuales (recalculables por año y escuela), ficha individual en PDF, personal, jubilación, hijos y uniformes. Los listados de personal, hijos y uniformes pueden exportarse desde la vista correspondiente.